Fonctionnalités
Le coffre-fort n’est pas un module ajouté après coup
Une gestion documentaire garde ce qui compte, souvent pour dix ou vingt ans. Le jour où il faut produire une pièce devant un tiers, il ne suffit pas de la retrouver : il faut pouvoir montrer qu’elle n’a pas bougé.
Quatre pièces qui font une preuve
L’horodatage
Un jeton conservé avec le document, et non seulement la date de notre serveur. C’est ce jeton qu’un tiers vérifie, pas notre parole.
Le rendu d’archivage
Une version destinée à durer, signée, distincte du fichier d’origine — qui est conservé lui aussi. On archive une forme qui se relira dans dix ans sans perdre l’original.
Le verrou de stockage
La version scellée est verrouillée jusqu’au terme de sa conservation. Elle ne se supprime pas, même par l’administrateur du compte : nous l’avons vérifié plutôt que supposé.
Le relevé de preuve
Un document autoporteur qui rassemble l’objet, son empreinte, l’horodatage, la signature, le verrou et le maillon du journal chaîné. À remettre tel quel à un auditeur ou à un tiers-archiveur.
Un journal qu’on ne peut pas raboter
Chaque événement porte l’empreinte du précédent. Retirer une ligne casse la chaîne, et cela se voit. Le journal dit aussi qui a décidé quoi — une personne ou la machine —, ce qui est la première question qu’on pose devant une classification contestée.
Ce que nous ne promettons pas
Aucune certification que nous n’avons pas
Le mécanisme de conservation est en place et vérifiable. Les certifications sectorielles — hébergement de données de santé, normes d’archivage électronique — se présentent au moment où un client réglementé les demande, avec leur calendrier et leur coût annoncés. Nous ne les affichons pas d’avance.
Aucune immuabilité absolue sous-entendue
Le verrou protège une version scellée pendant sa durée de conservation. Il ne transforme pas tout votre espace en archive inaltérable, et nous préférons expliquer la différence que la laisser croire.
Les enregistrements de preuve sont conçus selon l’esprit des référentiels européens en vigueur — CEN/TS 18170 et ETSI TS 119 511/512 —, ce qui est le travail à faire aujourd’hui pour être prêt le jour où une qualification s’obtient.
La signature électronique, sur la pièce qui est déjà au dossier
Faire signer un document suppose d’ordinaire de le sortir de la gestion documentaire, de l’envoyer à un service de signature, puis de reclasser le signé à côté de l’original. Trois gestes, deux copies, et une pièce qui existe en deux endroits. Ici, la signature part de la pièce telle qu’elle est classée et y revient.
Le parcours
On désigne les signataires — un contact du client, un membre du cabinet, un tiers extérieur — et l’ordre dans lequel ils passent. Chacun reçoit un lien, signe depuis son navigateur ou son téléphone, sans compte à créer.
Le document signé rejoint son dossier
La version signée se range sous le même type, au même endroit, liée à l’original qu’elle remplace. La pièce garde son historique : on voit ce qui a été envoyé à la signature, et ce qui en est revenu.
La preuve suit la signature
Le dossier de preuve — identité des signataires, horodatage de chaque signature, empreinte du document au moment où il a été signé — est scellé avec la pièce et figure dans son relevé de preuve.
Les niveaux
La signature simple suffit à la plupart des pièces d’un dossier. La signature avancée, avec vérification d’identité, est proposée pour les actes qui l’exigent.
Ouvrir une pièce à quelqu’un qui n’y a pas droit
Les droits viennent normalement du rôle : un collaborateur voit les dossiers qui lui sont confiés, un contact voit ceux de son entreprise. Reste le cas particulier — l’expert-comptable extérieur, l’avocat, le commissaire aux comptes — à qui il faut ouvrir une pièce précise sans lui ouvrir le reste.
Sur un objet, pas sur un espace
L’ouverture porte sur un document ou un dossier désigné. Elle n’élargit rien d’autre, et ne se propage pas aux pièces voisines.
Elle se retire
Ce qui a été ouvert se referme, et la personne perd l’accès à l’instant où on le retire — y compris si elle avait la page ouverte.
Elle laisse une trace
Qui a ouvert quoi à qui, quand, et qui l’a refermé : le journal chaîné le retient comme le reste.