La gestion documentaire contextuelle
Plus d’intelligence dans vos dossiers.Plus de temps pour vos clients.
Estrelya reçoit vos pièces d’où qu’elles viennent, les lit, les classe sous votre plan de classement, valide ce qui est sûr, réclame ce qui manque et relance vos clients. Vous confirmez, elle exécute.
L’assistant
Ce qu’il fait, pas seulement ce qu’il dit
Poser une question et obtenir une réponse sourcée, tout le monde le promet. Ces six gestes-là s’exécutent dans vos dossiers.
Valider une pièce, ou tout un lot
« Valide les factures d’octobre de Dupont. » La file d’attente de validation se vide d’un geste, pièce par pièce ou par client entier.
Classer sous le bon type
Quand le classement proposé est faux, l’assistant le corrige sous un type du plan et valide du même mouvement.
Ranger ce qui traîne
Les pièces arrivées sans dossier partent vers la rubrique de leur type, pour un client ou pour tout le périmètre.
Réclamer la pièce qui manque
« Il manque l’attestation URSSAF du troisième trimestre. » La demande part au client, qui la dépose depuis son portail ou son téléphone.
Relancer par courriel
Le message part de l’adresse du cabinet, avec les pièces jointes demandées, et la relance suit son cours sans qu’on y revienne.
Relire une pièce mal lue
Une lecture ratée se relance entièrement — analyse, classement, extraction — sans repasser par le dépôt.
Rien ne s’applique sans confirmation. Chaque action est proposée avec ce qu’elle va changer et attend un accord ; le journal retient qui a confirmé, et chacune porte son geste inverse — sauf le courriel, qu’on ne rattrape pas une fois parti, et qui est signalé comme tel. Un assistant qui agirait seul dans un dossier client ne serait pas un gain de temps, mais un risque de plus.
Sur vos pièces
Voyez-le sur vos propres pièces
Une démonstration se fait sur vos documents, pas sur les nôtres : vos canaux, votre plan de classement, vos cas tordus.
Sans engagement · 45 minutes
Le produit
Une pièce entre, elle est lue, classée, retrouvable, et parfois scellée
Chacune de ces étapes a sa page : ce qui s’y passe, ce qui se règle, et ce que nous ne promettons pas.
Recevoir les documents
La plupart des pièces qu’une organisation traite viennent de l’extérieur : d’un client, d’un fournisseur, d’une administration.
Lire et extraire
Le coût de lecture d’un document n’est pas un forfait, c’est une cascade.
Classer et gouverner
Dans la plupart des outils, un dossier est un endroit.
Retrouver et citer
Deux façons de chercher, qui échouent sur des choses différentes.
Assistant et agents
Tout le marché a des agents.
Coffre-fort probant
Une gestion documentaire garde ce qui compte, souvent pour dix ou vingt ans.
Espace client
La plupart des pièces viennent de l’extérieur.
Mesurer ce que ça coûte
La tarification à la consommation se généralise, et avec elle l’imprévisibilité budgétaire du client.
7
Canaux d’entrée, une seule porte
20
Profils métier prêts à poser
4
Étages de lecture, allumés au besoin
3
Contrôles de doublon avant classement
Nos partis pris
Des partis pris tenus dans le produit, plutôt qu’annoncés dans une brochure
Une machine propose, une personne décide
Sous le seuil que vous fixez, la pièce attend un regard. Au-dessus, elle passe seule. Le seuil se règle par catégorie, jamais en bloc.
Ce qu’on ne peut pas prouver, on ne le promet pas
Un scellé porte son horodatage, son rendu d’archivage et son relevé de preuve. Ce que nous ne faisons pas encore est écrit noir sur blanc.
Vos données restent les vôtres
Vos documents sont stockés et traités en Europe, chiffrés sous une clé propre à votre organisation, et votre espace s’exporte en entier à tout moment.
Le trajet
Du dépôt à la preuve, une seule porte
Dès son arrivée, une pièce traverse toujours les mêmes étapes, quel que soit le canal par lequel elle est entrée.
Elle arrive
Sept canaux, une seule porte. Antivirus et dédoublonnage s’appliquent à tous.
Elle est lue
Texte natif d’abord, OCR ensuite, escalade payante seulement sur signal.
Elle est classée
Sous votre plan, avec sa durée de conservation et sa sensibilité.
Elle est retrouvée
Par mots et par le sens, avec la page citée à l’endroit exact.
Elle est prouvée
Horodatage, rendu d’archivage signé, verrou de stockage, relevé de preuve.
Conformité
Les mécanismes en place, et les certifications non détenues
Les mécanismes énoncés ci-dessous existent et se vérifient dans le produit. Les certifications sectorielles ne sont pas détenues, et la distinction est faite plus bas.
Traitement dans l’Union européenne
Documents, base de données et courriels sont hébergés dans l’Union européenne. Ubiqwe, le modèle de l’éditeur, y est exécuté et traite les pièces classées confidentielles sans qu’aucun fournisseur extérieur en ait connaissance. La politique de l’organisation détermine si un fournisseur hors Union peut être sollicité pour le reste.
RGPD : la conservation relève du client
La durée de conservation, la base légale et le niveau de sensibilité sont portés par le plan de classement, rubrique par rubrique, l’obligation légale étant celle du client. Chaque pièce porte ainsi son propre terme.
Chiffrement, et clé fournie par le client si requis
Les documents sont chiffrés au repos sous une clé propre à chaque organisation. Une offre à clé fournie par le client existe pour les secteurs qui l’imposent.
Cloisonnement dans le moteur
Chaque table est filtrée en base, ligne par ligne, par organisation ; les droits sont évalués avant tout résultat, y compris lorsque la question passe par l’assistant.
Un journal qui ne se recoud pas
Chaque événement porte l’empreinte du précédent : retirer une ligne casse la chaîne, et cela se voit. Le journal dit qui a décidé — une personne ou la machine.
De quoi tenir devant un tiers
Horodatage, rendu d’archivage signé, verrou de stockage jusqu’au terme de la conservation, et relevé de preuve autoporteur remis tel quel à un auditeur.
Aucune certification n’est revendiquée par anticipation
Le mécanisme de conservation est en place et vérifiable. Les certifications sectorielles — archivage électronique, hébergement de données de santé, sécurité de l’information — sont engagées lorsqu’un client réglementé les requiert, leur calendrier et leur coût étant alors communiqués. Aucune n’est détenue à ce jour, et ce fait est énoncé plutôt que passé sous silence.
En revanche, les destinataires effectifs sont vérifiables : la liste des tiers qui interviennent nomme chaque prestataire, la fonction qu’il assure et la région dans laquelle il l’assure.
Secteurs
Le même produit, des contraintes différentes
Un cabinet comptable réclame des pièces ; une direction des ressources humaines protège des données sensibles ; le bâtiment conserve trente ans.
Cabinets comptables
Un cabinet reçoit ses pièces de ses clients, par tous les moyens possibles, et passe un temps considérable à les réclamer.
Lire la page
Ressources humaines
Un dossier du personnel mélange des pièces aux régimes très différents : un contrat se garde longtemps, un arrêt de travail est une donnée de santé, une note d’évaluation ne se montre pas à tout le monde.
Lire la pageImmobilier et BTP
Un dossier d’ouvrage se constitue sur des mois, avec des pièces venues du chantier, et doit tenir dix à trente ans après la réception.
Lire la pageIndustrie et qualité
En qualité, le problème n’est pas de retrouver un document, c’est d’être certain qu’on lit le bon.
Lire la pageQuestions
Ce qu’on nous demande d’abord
Les quatre premières, avec les réponses qu’on donnerait au téléphone.
Estrelya est une plateforme de gestion électronique de documents en ligne : elle reçoit vos pièces par sept canaux, les lit, les classe sous votre propre plan de classement, les rend retrouvables par mots et par le sens, et scelle celles qui doivent produire une preuve.
Ressources
Pour aller plus loin
Le vocabulaire de la GED, sans jargon
Vingt-sept termes qui reviennent dans tous les appels d’offres, expliqués en une phrase chacun.
Lire
Sécurité : ce que nous promettons, et comment nous le tenons
Le cloisonnement, les clés, le journal chaîné — et ce que nous ne promettons pas encore.
Lire
Qui édite Estrelya, et pourquoi une GED de plus
L’éditeur, ses engagements, et l’étude sur laquelle le produit a été construit.
LireUne démonstration, sur vos propres pièces
Dites-nous qui vous êtes, combien de pièces vous recevez par mois et par quels canaux. Nous vous montrons le produit sur vos documents, pas sur les nôtres.