Le plan de classement porte la gouvernance

Une arborescence à vous, pré-remplie

Des modèles sectoriels remplissent l’arborescence d’avance ; vous la corrigez. Plusieurs peuvent se composer — un socle commun, puis la paie si vos clients ont des salariés, l’immobilier s’ils détiennent des murs. Un client qui ne suit aucun modèle suit les règles générales du cabinet.

Chaque dossier porte ce qui le gouverne : combien de temps ses pièces se conservent, quel niveau de sensibilité elles portent, sur quelle base légale elles sont traitées. Ces trois attributs descendent aux sous-dossiers et aux documents.

Des règles plutôt que des gestes

Un type de document, un client, un canal : une règle range la pièce là où elle va, et lui donne un nom selon un gabarit. Le rangement cesse d’être une tâche quotidienne pour devenir un paramétrage qu’on revoit deux fois par an.

Le seuil de confiance, par catégorie

Chaque classement proposé annonce sa confiance. Vous décidez à partir de quelle valeur une pièce est classée sans vous — et vous pouvez être exigeant sur les factures et souple sur les courriers. Un seuil unique pour toutes les catégories est un seuil mal placé pour la plupart d’entre elles.

La file de validation

Les pièces en attente, la proposition de l’IA, sa confiance et l’aperçu du document, côte à côte. On confirme d’un geste, on reclasse d’un autre, sans quitter l’écran. Deux vues — liste et mosaïque —, des colonnes triables, et un filtre par client.

Ce qui est classé automatiquement l’est avec son score au journal. Ce qui est confirmé par une personne l’est avec son nom. La différence est lisible des mois plus tard, ce qui est le minimum quand une classification a des conséquences légales.

Les doublons de sens

Le contrat exporté deux fois depuis deux logiciels, la facture reçue en PDF puis rescannée depuis le papier, la version Word et la version PDF d’un même courrier : deux fichiers, deux images, un seul contenu. Estrelya les rapproche par la distance entre leurs vecteurs, à l’intérieur d’un même client et d’un même espace de modèle.

Le seuil est étroit à dessein : deux factures du même fournisseur ne disent pas la même chose. Et rien n’est retiré — la pièce est créée, signalée, avec la liste de celles qu’elle répète.

Ce qui manque se voit sans qu’on le cherche

Un plan de classement dit où ranger une pièce. Il ne dit pas laquelle n’est jamais arrivée. La liste des pièces attendues le dit : pour un profil métier ou pour un client précis, on déclare ce qu’on doit recevoir et à quel rythme — les statuts une fois, l’attestation de vigilance tous les six mois, le bilan une fois l’an.

Ce qui se règle sans nous appeler

Un cabinet ne travaille pas comme un service des ressources humaines, et deux cabinets ne se ressemblent pas non plus. Tout ce qui suit se change depuis l’écran de paramétrage, par une personne du cabinet, sans intervention de notre part et sans redéploiement.