Fonctionnalités
Vos clients ont leur espace, à leurs couleurs
La plupart des pièces viennent de l’extérieur. Autant ouvrir la porte proprement plutôt que de recevoir des courriels avec dix pièces jointes et un objet vide.
Ce qu’un client voit, et ce qu’il ne voit pas
Il voit ses documents — ceux qu’il a déposés et ceux que vous partagez —, dans une arborescence ou une mosaïque, avec le vrai lecteur de PDF. Il dépose, il télécharge, il suit vos demandes de pièces.
Il ne voit ni vos propositions de classement, ni vos scores de confiance, ni vos règles, ni vos autres clients. Le cloisonnement est vérifié en base, ligne par ligne : même une erreur de programmation ne peut pas faire remonter les données d’un autre client.
Aux couleurs de son entreprise
Deux couleurs, choisies par l’administrateur de l’entreprise ou par vous depuis sa fiche, habillent son espace web et son application mobile. Deux et non une : une seule donne un aplat, et l’aplat d’une teinte de logo tourne vite au terne — c’est le passage de l’une à l’autre qui porte une identité.
Le choix prévient quand les teintes retenues sont trop claires pour que le texte s’y lise. Mieux vaut le dire au moment du choix qu’après l’enregistrement.
Réclamer une pièce sans relancer soi-même
Une demande de document part au client, se relance seule, et se referme quand la pièce arrive — reconnue automatiquement. Vous voyez d’un coup d’œil ce qui manque, par client, sans tenir de liste à part.
Le courrier est dans la gestion documentaire
Chaque client a une adresse de dépôt. Ce qui y arrive est à la fois un message auquel on répond — avec les fils de discussion et les réponses, comme dans une messagerie — et un document qui se classe. Les deux, sans avoir à choisir lequel.
Le jumeau : le classement se voit depuis le drive du client
Un client qui travaille depuis des années dans son Google Drive ou son OneDrive n’a pas envie d’apprendre un outil de plus. Le jumeau lui évite d’avoir à le faire : un dossier ESTRELYA apparaît chez lui, et le plan de classement s’y reflète, dossier par dossier, avec les pièces rangées dedans.
Le raccordement, par son titulaire
Le consentement est donné depuis le compte du client lui-même, et se retire de la même façon. Nous n’accédons qu’aux répertoires qu’il a désignés.
Une projection, pas une copie de sauvegarde
La vérité reste chez nous — le stockage chiffré, les scellés, le journal, les durées de conservation. Le dossier du drive en est le reflet lisible : ce qu’on y voit correspond au classement, pas à l’ordre dans lequel les fichiers sont arrivés.
Les deux sens
Ce que le client dépose, déplace ou supprime dans ce dossier est répercuté dans la gestion documentaire. Le drive devient un canal d’entrée autant qu’une fenêtre de sortie.
Le jumeau du cabinet, et ceux de ses clients
Le cabinet a le sien, et ouvre celui de chaque client qui le demande. Les deux ne se mélangent pas : un client ne voit jamais que son propre dossier.
La correspondance appartient au dossier, pas aux personnes
Une question posée par un client à un collaborateur qui part en congé ne doit pas partir avec lui. Un fil de discussion appartient à l’entreprise cliente : tous ses contacts autorisés le voient de leur côté, tous les membres du cabinet du leur.
Les fils, ouverts et clos
Un fil se ferme quand la question est réglée, et se rouvre si elle revient. Ce qui reste ouvert est ce qui attend quelqu’un.
Une pièce citée dans la conversation
Un document de la gestion documentaire se joint à un message sans sortir de l’espace : le client l’ouvre depuis le fil, avec les droits qui sont les siens.
Sur le téléphone aussi
Les fils, les demandes de pièces et le courrier sont dans l’application mobile, avec la notification qui va avec.