Sécurité et conformité
Sécurité
Une gestion documentaire conserve des pièces qui engagent une organisation, souvent pour dix ou vingt ans. Les mécanismes qui les protègent sont décrits ci-dessous, et les limites de ces mécanismes le sont également.
Le cloisonnement
Des données séparées de celles des autres organisations
Un cloisonnement n’a de valeur que s’il ne dépend pas de la vigilance des développeurs.
Le cloisonnement est dans le moteur
Chaque table est filtrée en base, ligne par ligne, par organisation. Ce n’est pas une condition écrite dans le code applicatif : même une erreur de programmation ne peut pas faire remonter les données d’un autre cabinet.
Une clé de chiffrement par organisation
Les documents sont chiffrés au repos sous une clé propre à chaque organisation. Une offre à clé fournie par le client existe pour les secteurs qui l’exigent.
Des droits vérifiés avant la recherche
L’autorisation est évaluée avant tout retour de résultat, y compris lorsque la question passe par l’assistant. Une pièce qu’un utilisateur ne peut pas ouvrir ne peut pas davantage lui être résumée.
Un journal chaîné
Chaque événement porte l’empreinte du précédent. Retirer une ligne du journal casse la chaîne, et cela se voit. Le journal dit qui a décidé quoi — une personne ou la machine.
Le coffre-fort probant
Quatre pièces qui font une preuve
Ce qui confère à un document un effet devant un tiers, et non dans la seule base de l’éditeur.
Horodatage
Un jeton d’horodatage conservé avec le document, et non la seule date du serveur. C’est ce jeton qu’un tiers vérifie, et non une déclaration de l’éditeur.
Rendu d’archivage
Une version destinée à durer, signée, distincte du fichier d’origine — qui est conservé lui aussi. On archive une forme qui se relira dans dix ans, sans perdre l’original.
Verrou de stockage
La version scellée est verrouillée jusqu’au terme de sa conservation. Elle ne peut être supprimée, y compris par l’administrateur du compte : le mécanisme est vérifié, non supposé.
Relevé de preuve
Un document autoporteur qui rassemble l’objet, son empreinte, l’horodatage, la signature, le verrou et le maillon du journal. À remettre tel quel à un auditeur ou à un tiers-archiveur.
Conformité
Les mécanismes en place, et les certifications non détenues
Les mécanismes énoncés ci-dessous existent et se vérifient dans le produit. Les certifications sectorielles ne sont pas détenues, et la distinction est faite plus bas.
Traitement dans l’Union européenne
Documents, base de données et courriels sont hébergés dans l’Union européenne. Ubiqwe, le modèle de l’éditeur, y est exécuté et traite les pièces classées confidentielles sans qu’aucun fournisseur extérieur en ait connaissance. La politique de l’organisation détermine si un fournisseur hors Union peut être sollicité pour le reste.
RGPD : la conservation relève du client
La durée de conservation, la base légale et le niveau de sensibilité sont portés par le plan de classement, rubrique par rubrique, l’obligation légale étant celle du client. Chaque pièce porte ainsi son propre terme.
Chiffrement, et clé fournie par le client si requis
Les documents sont chiffrés au repos sous une clé propre à chaque organisation. Une offre à clé fournie par le client existe pour les secteurs qui l’imposent.
Cloisonnement dans le moteur
Chaque table est filtrée en base, ligne par ligne, par organisation ; les droits sont évalués avant tout résultat, y compris lorsque la question passe par l’assistant.
Un journal qui ne se recoud pas
Chaque événement porte l’empreinte du précédent : retirer une ligne casse la chaîne, et cela se voit. Le journal dit qui a décidé — une personne ou la machine.
De quoi tenir devant un tiers
Horodatage, rendu d’archivage signé, verrou de stockage jusqu’au terme de la conservation, et relevé de preuve autoporteur remis tel quel à un auditeur.
Aucune certification n’est revendiquée par anticipation
Le mécanisme de conservation est en place et vérifiable. Les certifications sectorielles — archivage électronique, hébergement de données de santé, sécurité de l’information — sont engagées lorsqu’un client réglementé les requiert, leur calendrier et leur coût étant alors communiqués. Aucune n’est détenue à ce jour, et ce fait est énoncé plutôt que passé sous silence.
En revanche, les destinataires effectifs sont vérifiables : la liste des tiers qui interviennent nomme chaque prestataire, la fonction qu’il assure et la région dans laquelle il l’assure.
Limites
Ce qui n’est pas promis
Les limites que l’usage conduit à passer sous silence, énoncées ici telles qu’elles sont.
Une démonstration, sur vos propres pièces
Dites-nous qui vous êtes, combien de pièces vous recevez par mois et par quels canaux. Nous vous montrons le produit sur vos documents, pas sur les nôtres.