إدارة الوثائق السياقية
ذكاء أوفر في ملفاتك.ووقت أوفر لعملائك.
تستقبل Estrelya مستنداتك من أي جهة أتت، وتقرؤها، وتصنّفها وفق خطة التصنيف الخاصة بك، وتتحقّق ممّا هو مؤكَّد، وتطلب ما ينقص، وتذكّر عملاءك. أنت تؤكّد، وهي تنفّذ.
المساعد
ما يفعله، لا ما يقوله فحسب
أن تطرح سؤالًا فتحصل على جواب موثّق المصدر، هذا يعد به الجميع. أما هذه الحركات الست فتُنفَّذ في ملفاتك.
التحقّق من مستند، أو من دفعة كاملة
«تحقّق من فواتير أكتوبر الخاصة بدوپون.» تفرغ قائمة انتظار التحقّق بحركة واحدة، مستندًا مستندًا أو لعميل بأكمله.
التصنيف تحت النوع الصحيح
حين يكون التصنيف المقترح خاطئًا، يصحّحه المساعد تحت نوع من أنواع الخطة ويتحقّق منه في الحركة نفسها.
ترتيب ما بقي متناثرًا
المستندات التي وصلت بلا مجلد تذهب إلى باب نوعها، لعميل واحد أو لكامل النطاق.
طلب المستند الناقص
«تنقص شهادة الضمان الاجتماعي عن الفصل الثالث.» ينطلق الطلب إلى العميل، فيودعها من بوابته أو من هاتفه.
التذكير بالبريد الإلكتروني
تنطلق الرسالة من عنوان المكتب، ومعها المرفقات المطلوبة، ويمضي التذكير في طريقه دون العودة إليه.
إعادة قراءة مستند قُرئ بسوء
القراءة الفاشلة تُعاد كاملة — تحليلًا وتصنيفًا واستخراجًا — دون المرور من جديد بالإيداع.
لا شيء يُطبَّق دون تأكيد. كل إجراء يُقترح مع بيان ما سيغيّره، وينتظر الموافقة؛ ويحفظ السجل من أكّده، ولكل إجراء حركته العكسية — إلا البريد الإلكتروني، فهو لا يُستدرَك بعد انطلاقه، ويُنبَّه إلى ذلك. فمساعد يتصرّف وحده في ملف عميل ليس ربحًا في الوقت، بل خطرًا إضافيًا.
على مستنداتك أنت
شاهده على مستنداتك أنت
العرض التوضيحي يجري على مستنداتك لا على مستنداتنا: قنواتك، وخطة تصنيفك، وحالاتك الشائكة.
بلا التزام · 45 دقيقة
المنتج
مستند يدخل، فيُقرأ ويُصنَّف ويصير قابلًا للاسترجاع، وأحيانًا مختومًا
لكل مرحلة من هذه المراحل صفحتها: ما يجري فيها، وما يُضبط، وما لا نعد به.
استقبال المستندات
أغلب المستندات التي تعالجها أي منظمة تأتي من الخارج: من عميل، من مورّد، من إدارة عمومية.
القراءة والاستخراج
كلفة قراءة مستند ليست مبلغًا مقطوعًا، بل شلّالًا.
التصنيف والحوكمة
في أغلب الأدوات، المجلد مكان.
الاسترجاع والاستشهاد
طريقتان للبحث، تُخفقان في أمرين مختلفين.
المساعد والوكلاء
السوق كلها لديها وكلاء.
الخزنة الإثباتية
نظام إدارة الوثائق يحفظ ما يهمّ، غالبًا لعشر أو عشرين سنة.
فضاء العميل
أغلب المستندات تأتي من الخارج.
قياس الكلفة
التسعير بالاستهلاك يعمّ، ومعه عدم القدرة على التنبّؤ بميزانية العميل.
7
قنوات دخول، وباب واحد
20
ملفات مهنة جاهزة للاستعمال
4
طوابق قراءة، تُشعَل عند الحاجة
3
ضوابط للكشف عن التكرار قبل التصنيف
خياراتنا
خيارات محفوظة في المنتج، لا معلنة في كتيّب
الآلة تقترح، والإنسان يقرّر
دون العتبة التي تحدّدها، ينتظر المستند نظرة بشرية. وفوقها يمرّ وحده. والعتبة تُضبط لكل صنف، لا دفعة واحدة.
ما لا يمكن إثباته لا نعد به
الختم يحمل ختمه الزمني، ونسخته الأرشيفية، وكشف إثباته. وما لا نفعله بعدُ مكتوب بوضوح.
بياناتك تبقى ملكك
مستنداتك تُخزَّن وتُعالَج في أوروبا، ومشفّرة بمفتاح خاص بمنظمتك، ويمكن تصدير فضائك كاملًا في أي وقت.
المسار
من الإيداع إلى الإثبات، باب واحد
منذ وصوله، يعبر المستند المراحل نفسها دائمًا، مهما كانت القناة التي دخل منها.
يصل
سبع قنوات، وباب واحد. الفحص ضد البرمجيات الخبيثة وكشف التكرار يسريان عليها جميعًا.
يُقرأ
النص الأصلي أولًا، ثم التعرّف الضوئي، ثم التصعيد المدفوع عند إشارة فقط.
يُصنَّف
تحت خطتك، ومعه مدة حفظه ودرجة حساسيته.
يُسترجَع
بالكلمات وبالمعنى، مع الاستشهاد بالصفحة في موضعها بالضبط.
يُثبَت
ختم زمني، ونسخة أرشيفية موقّعة، وقفل تخزين، وكشف إثبات.
الامتثال
الآليات القائمة، والشهادات غير الحائزين عليها
الآليات المذكورة أدناه قائمة وقابلة للتحقّق داخل المنتج. أما الشهادات القطاعية فغير حائزين عليها، والتمييز بين الأمرين مبيَّن أدناه.
المعالجة داخل الاتحاد الأوروبي
المستندات وقاعدة البيانات والرسائل مستضافة داخل الاتحاد الأوروبي. ويُشغَّل Ubiqwe، نموذج الناشر، داخله، ويعالج المستندات المصنّفة سرّية دون أن يطّلع عليها أي مزوّد خارجي. وسياسة المنظمة هي التي تحدّد ما إذا كان يجوز اللجوء إلى مزوّد من خارج الاتحاد لسائر الحالات.
النظام العام لحماية البيانات: الحفظ من شأن العميل
مدة الحفظ والأساس القانوني ودرجة الحساسية تحملها خطة التصنيف، بابًا بابًا، والالتزام القانوني هو التزام العميل. وهكذا يحمل كل مستند أجله الخاص.
التشفير، وبمفتاح من العميل عند الاقتضاء
المستندات مشفّرة في حالة السكون بمفتاح خاص بكل منظمة. وثمة عرض بمفتاح يوفّره العميل للقطاعات التي تفرض ذلك.
الفصل في قلب المحرّك
كل جدول يُرشَّح في قاعدة البيانات، سطرًا سطرًا، حسب المنظمة؛ وتُقيَّم الصلاحيات قبل أي نتيجة، بما في ذلك حين يمرّ السؤال عبر المساعد.
سجلّ لا يُعاد خياطته
كل حدث يحمل بصمة سابقه: فحذف سطر يقطع السلسلة، وذلك يظهر. والسجل يقول من اتخذ القرار — إنسان أم آلة.
ما يصمد أمام طرف ثالث
ختم زمني، ونسخة أرشيفية موقّعة، وقفل تخزين إلى حين انقضاء مدة الحفظ، وكشف إثبات قائم بذاته يُسلَّم كما هو إلى مدقّق.
لا تُدّعى أي شهادة قبل الحصول عليها
آلية الحفظ قائمة وقابلة للتحقّق. أما الشهادات القطاعية — الأرشفة الإلكترونية، واستضافة البيانات الصحية، وأمن المعلومات — فيُشرَع فيها حين يطلبها عميل خاضع للتنظيم، ويُبلَّغ حينها بجدولها الزمني وكلفتها. ولا نحوز أيًّا منها إلى اليوم، وهذه حقيقة تُقال بدل أن تُسكَت.
في المقابل، المستفيدون الفعليون قابلون للتحقّق: قائمة الأطراف المتدخّلة تسمّي كل مزوّد، والوظيفة التي يؤدّيها، والمنطقة التي يؤدّيها فيها.
القطاعات
المنتج نفسه، وقيود مختلفة
مكتب المحاسبة يطالب بالمستندات؛ ومديرية الموارد البشرية تحمي بيانات حسّاسة؛ وقطاع البناء يحفظ ثلاثين سنة.
مكاتب المحاسبة
المكتب يتلقّى مستنداته من عملائه بكل الوسائل الممكنة، ويقضي وقتًا معتبرًا في المطالبة بها.
قراءة الصفحة
الموارد البشرية
ملف المستخدَم يخلط مستندات ذات أنظمة شديدة الاختلاف: العقد يُحفظ طويلًا، وشهادة التوقف عن العمل معطى صحي، وتقرير التقييم لا يُعرض على الجميع.
قراءة الصفحةالعقار والبناء
ملف المنشأة يُبنى على مدى أشهر، بمستندات آتية من الورش، ويجب أن يصمد من عشر إلى ثلاثين سنة بعد التسلّم.
قراءة الصفحةالصناعة والجودة
في الجودة، المشكلة ليست العثور على وثيقة، بل التيقّن من أن المقروء هو الصحيح.
قراءة الصفحةأسئلة
ما يُسأل عنه أولًا
الأسئلة الأربعة الأولى، بالأجوبة نفسها التي نعطيها في الهاتف.
Estrelya منصّة لإدارة الوثائق الإلكترونية على الإنترنت: تستقبل مستنداتك من سبع قنوات، وتقرؤها، وتصنّفها وفق خطة التصنيف الخاصة بك، وتجعلها قابلة للاسترجاع بالكلمات وبالمعنى، وتختم ما يجب أن يُنتج إثباتًا.
موارد
للمضيّ أبعد
مفردات إدارة الوثائق، بلا مصطلحات غامضة
سبعة وعشرون مصطلحًا تتكرّر في كل طلبات العروض، مشروحة بجملة واحدة لكل منها.
Lire
الأمن: ما نعد به، وكيف نفي به
الفصل بين البيانات، والمفاتيح، والسجل المتسلسل — وما لا نعد به بعدُ.
Lire
من يصدر Estrelya، ولماذا نظام وثائقي إضافي
الناشر، والتزاماته، والدراسة التي بُني عليها المنتج.
Lireعرض توضيحي، على مستنداتك أنت
أخبرنا من أنتم، وكم مستندًا تستقبلون شهريًا، ومن أي القنوات. ونعرض عليكم المنتج على مستنداتكم لا على مستنداتنا.