Fonctionnalités
خطة التصنيف هي التي تحمل الحوكمة
في أغلب الأدوات، المجلد مكان. أما لدى Estrelya فهو موضع الحوكمة: مدة الحفظ ودرجة الحساسية والأساس القانوني ملتصقة بالمجلد، وما يُرتَّب فيه يرث ذلك. فالمستند يعرف إلى متى يجب أن يعيش، دون أن يذكّره أحد.
شجرة مجلدات خاصة بك، معبّأة سلفًا
نماذج قطاعية تملأ الشجرة سلفًا؛ وأنت تصحّحها. ويمكن تركيب عدة نماذج — قاعدة مشتركة، ثم الأجور إن كان لعملائك أُجراء، والعقار إن كانوا يملكون جدرانًا. والعميل الذي لا يتبع أي نموذج يتبع القواعد العامة للمكتب.
ويحمل كل مجلد ما يحكمه: كم من الوقت تُحفظ مستنداته، وأي درجة حساسية تحملها، وعلى أي أساس قانوني تُعالَج. وهذه الخصائص الثلاث تنزل إلى المجلدات الفرعية وإلى المستندات.
قواعد بدل حركات يدوية
نوع مستند، وعميل، وقناة: قاعدة واحدة ترتّب المستند حيث ينبغي، وتسمّيه وفق قالب. فيكفّ الترتيب عن كونه مهمة يومية ليصير إعدادًا يُراجَع مرتين في السنة.
عتبة الثقة، لكل صنف
كل تصنيف مقترح يعلن درجة ثقته. وأنت تقرّر ابتداءً من أي قيمة يُصنَّف المستند دونك — ولك أن تكون متشدّدًا في الفواتير ومرنًا في المراسلات. فعتبة واحدة لكل الأصناف هي عتبة في غير موضعها بالنسبة لأغلبها.
قائمة التحقق
المستندات المنتظِرة، واقتراح الذكاء الاصطناعي، ودرجة ثقته، ومعاينة المستند، جنبًا إلى جنب. يُؤكَّد بحركة، ويُعاد التصنيف بأخرى، دون مغادرة الشاشة. عرضان — قائمة وفسيفساء — وأعمدة قابلة للفرز، ومرشّح حسب العميل.
وما يُصنَّف آليًا يُصنَّف ودرجتُه في السجل. وما تؤكّده إحدى الموظفات يُؤكَّد واسمُها معه. والفرق بين الحالتين يبقى مقروءًا بعد أشهر، وهو الحد الأدنى حين تكون للتصنيف آثار قانونية.
المكرَّرات بالمعنى
العقد المصدَّر مرتين من برنامجين، والفاتورة المستلَمة بصيغة PDF ثم الممسوحة من الورق، ونسخة Word ونسخة PDF من الرسالة نفسها: ملفان، وصورتان، ومحتوى واحد. تقارب Estrelya بينها بالمسافة بين متجهاتها، داخل العميل الواحد وفضاء النموذج الواحد.
والعتبة ضيّقة عن قصد: فاتورتان من المورّد نفسه لا تقولان الشيء نفسه. ولا يُسحب شيء — يُنشأ المستند، ويُشار إليه، مع قائمة المستندات التي يعيدها.
ما ينقص يظهر دون البحث عنه
خطة التصنيف تقول أين يُرتَّب المستند. لكنها لا تقول أي مستند لم يصل قط. قائمة المستندات المنتظَرة تقول ذلك: لملف مهنة أو لعميل بعينه، يُصرَّح بما ينبغي استلامه وبأي وتيرة — النظام الأساسي مرة واحدة، وشهادة الانتظام كل ستة أشهر، والحصيلة مرة في السنة.
قائمة ملف المهنة، موضوعة سلفًا
كل ملف مهنة يأتي بقائمته. فمكتب محاسبة يفتح ملف عميل ليس عليه أن يعدّد مستندات الملف المحاسبي: فهي هناك أصلًا، وتُسحب واحدة واحدة إن كان العميل غير معني بها.
القائمة الخاصة بعميل واحد
مستند منتظَر من عميل واحد — اتفاقية خاصة، أو ترخيص قطاعي — يُضاف إلى بطاقته دون المساس بملف مهنة الآخرين.
المراقبة، على مدة
«أي العملاء لم يسلّموا شهادتهم هذا الفصل؟» تمرّ المراقبة على القائمة، عميلًا عميلًا، وتُرجع ما ينقص بدل ما هو حاضر.
ما يبلغ أجله
قد يحمل المستند أجله الخاص: شهادة تنتهي صلاحيتها، وعقد يُجدَّد، ومدة حفظ تبلغ نهايتها. ويجمعها التقويم، ويعرف المساعد كيف يسردها دون فتح الشاشة.
ما يُضبط دون الرجوع إلينا
مكتب محاسبة لا يعمل كمديرية موارد بشرية، ومكتبان لا يشبه أحدهما الآخر كذلك. وكل ما يلي يتغيّر من شاشة الإعدادات، بيد شخص من المكتب، دون تدخّل منا ودون إعادة نشر.
ملف المهنة
طقم كامل — خطة تصنيف، وأنواع مستندات، وحقول، ومدد حفظ، ومستندات منتظَرة — يوضع دفعة واحدة. ينطلق المرء من ملف مهنته ثم يصحّحه؛ وما يصحّحه لا يصعد إلى الملف، والملف الذي يتطوّر لا ينقض التصحيحات.
حقول المهنة
ما يُراد استخراجه من نوع مستند: رقم العقد في شهادة، والمدة في كشف أجر، والمبلغ والأجل في فاتورة. فالحقل المصرَّح به يُبحث عنه؛ والحقل غير المصرَّح به لا يكلّف شيئًا.
قواعد المجلدات
إلى أين يذهب المستند، بحسب نوعه وعميله وتاريخه. القاعدة تحلّ محلّ الحركة: لا تُرتِّب مستندًا، بل تصف مرة واحدة إلى أين يذهب هذا الصنف من المستندات.
المصطلحات
«العميل» يُسمّى منخرطًا في جمعية، ومريضًا في عيادة، ومكتريًا لدى شركة تسيير. وكلمات الواجهة تُعاد تسميتها، والشاشات تتبع — بما فيها تلك التي يراها عملاؤك.
الصيغ المقبولة
ما يدخل وما يُردّ عند الباب، لكل قناة. والمكتب الذي لا يريد مقاطع فيديو في نظام وثائقه يقول ذلك مرة واحدة.