Fonctionnalités
الخزنة ليست وحدة أُضيفت لاحقًا
نظام إدارة الوثائق يحفظ ما يهمّ، غالبًا لعشر أو عشرين سنة. ويوم يلزم تقديم مستند أمام طرف ثالث، لا يكفي العثور عليه: بل يجب إثبات أنه لم يتغيّر.
أربعة عناصر تصنع الإثبات
الختم الزمني
رمز محفوظ مع المستند، لا مجرّد تاريخ خادمنا. وهذا الرمز هو ما يتحقّق منه طرف ثالث، لا كلمتنا.
النسخة الأرشيفية
نسخة معدّة للبقاء، موقّعة، متميّزة عن الملف الأصلي — المحفوظ هو الآخر. فنؤرشف صورةً تُقرأ بعد عشر سنوات دون أن نفقد الأصل.
قفل التخزين
النسخة المختومة مقفلة إلى حين انقضاء مدة حفظها. ولا تُحذف، ولو من طرف مدير الحساب: وقد تحقّقنا من ذلك بدل افتراضه.
كشف الإثبات
مستند قائم بذاته يجمع الموضوع، وبصمته، والختم الزمني، والتوقيع، والقفل، وحلقة السجل المتسلسل. يُسلَّم كما هو إلى مدقّق أو إلى مؤسسة أرشفة.
سجلّ لا يمكن تشذيبه
كل حدث يحمل بصمة سابقه. وحذف سطر يقطع السلسلة، وذلك يظهر. ويقول السجل كذلك من قرّر ماذا — إنسان أم آلة — وهو أول سؤال يُطرح أمام تصنيف متنازَع فيه.
ما لا نعد به
لا شهادة لا نحوزها
آلية الحفظ قائمة وقابلة للتحقّق. أما الشهادات القطاعية — استضافة البيانات الصحية، ومعايير الأرشفة الإلكترونية — فتُعرض حين يطلبها عميل خاضع للتنظيم، بجدولها الزمني وكلفتها. ولا نعلنها سلفًا.
لا ثبات مطلق ضمنيّ
القفل يحمي نسخة مختومة طوال مدة حفظها. وهو لا يحوّل فضاءك كله إلى أرشيف غير قابل للتغيير، ونحن نفضّل شرح الفرق على تركه يُفهَم خطأ.
وقد صُمّمت سجلات الإثبات على روح المرجعيات الأوروبية السارية — CEN/TS 18170 و ETSI TS 119 511/512 — وهو العمل الواجب اليوم لنكون جاهزين يوم يصير التأهيل ممكنًا.
التوقيع الإلكتروني، على المستند الموجود أصلًا في الملف
توقيع مستند يقتضي عادةً إخراجه من نظام الوثائق، وإرساله إلى خدمة توقيع، ثم إعادة تصنيف الموقَّع إلى جانب الأصل. ثلاث حركات، ونسختان، ومستند موجود في مكانين. أما هنا فالتوقيع ينطلق من المستند كما هو مصنَّف ويعود إليه.
المسار
تُحدَّد أطراف التوقيع — جهة اتصال لدى العميل، أو عضو في المكتب، أو طرف خارجي — وترتيب مرورهم. ويتلقّى كل واحد رابطًا، فيوقّع من متصفّحه أو هاتفه، دون إنشاء حساب.
المستند الموقَّع يعود إلى ملفه
تُرتَّب النسخة الموقَّعة تحت النوع نفسه، وفي المكان نفسه، مرتبطة بالأصل الذي تحلّ محله. ويحتفظ المستند بتاريخه: نرى ما أُرسل للتوقيع، وما عاد منه.
الإثبات يتبع التوقيع
ملف الإثبات — هوية الموقّعين، والختم الزمني لكل توقيع، وبصمة المستند لحظة توقيعه — يُختم مع المستند ويرد في كشف إثباته.
المستويات
التوقيع البسيط يكفي لأغلب مستندات الملف. أما التوقيع المتقدّم، مع التحقّق من الهوية، فمتاح للعقود التي تفرضه.
فتح مستند لمن لا حقّ له فيه
الصلاحيات تأتي عادةً من الدور: الموظف يرى الملفات المعهودة إليه، وجهة الاتصال ترى ملفات شركتها. تبقى الحالة الخاصة — الخبير المحاسب الخارجي، والمحامي، ومراقب الحسابات — ممن يجب فتح مستند بعينه لهم دون فتح الباقي.
على شيء، لا على فضاء
الفتح يقع على مستند أو مجلد محدَّد. ولا يوسّع شيئًا آخر، ولا ينتقل إلى المستندات المجاورة.
ويُسحب
ما فُتح يُغلق، ويفقد الشخص الوصول في اللحظة التي يُسحب فيها — حتى لو كانت الصفحة مفتوحة أمامه.
ويترك أثرًا
من فتح ماذا لمن، ومتى، ومن أغلقه: يحفظه السجل المتسلسل كسائر ما يحفظ.