الأمن والامتثال
الأمن
نظام إدارة الوثائق يحفظ مستندات تُلزم المنظمة، غالبًا لعشر أو عشرين سنة. والآليات التي تحميها موصوفة أدناه، وحدود هذه الآليات موصوفة كذلك.
Le cloisonnement
Des données séparées de celles des autres organisations
Un cloisonnement n’a de valeur que s’il ne dépend pas de la vigilance des développeurs.
Le cloisonnement est dans le moteur
Chaque table est filtrée en base, ligne par ligne, par organisation. Ce n’est pas une condition écrite dans le code applicatif : même une erreur de programmation ne peut pas faire remonter les données d’un autre cabinet.
Une clé de chiffrement par organisation
Les documents sont chiffrés au repos sous une clé propre à chaque organisation. Une offre à clé fournie par le client existe pour les secteurs qui l’exigent.
Des droits vérifiés avant la recherche
L’autorisation est évaluée avant tout retour de résultat, y compris lorsque la question passe par l’assistant. Une pièce qu’un utilisateur ne peut pas ouvrir ne peut pas davantage lui être résumée.
Un journal chaîné
Chaque événement porte l’empreinte du précédent. Retirer une ligne du journal casse la chaîne, et cela se voit. Le journal dit qui a décidé quoi — une personne ou la machine.
Le coffre-fort probant
Quatre pièces qui font une preuve
Ce qui confère à un document un effet devant un tiers, et non dans la seule base de l’éditeur.
Horodatage
Un jeton d’horodatage conservé avec le document, et non la seule date du serveur. C’est ce jeton qu’un tiers vérifie, et non une déclaration de l’éditeur.
Rendu d’archivage
Une version destinée à durer, signée, distincte du fichier d’origine — qui est conservé lui aussi. On archive une forme qui se relira dans dix ans, sans perdre l’original.
Verrou de stockage
La version scellée est verrouillée jusqu’au terme de sa conservation. Elle ne peut être supprimée, y compris par l’administrateur du compte : le mécanisme est vérifié, non supposé.
Relevé de preuve
Un document autoporteur qui rassemble l’objet, son empreinte, l’horodatage, la signature, le verrou et le maillon du journal. À remettre tel quel à un auditeur ou à un tiers-archiveur.
الامتثال
الآليات القائمة، والشهادات غير الحائزين عليها
الآليات المذكورة أدناه قائمة وقابلة للتحقّق داخل المنتج. أما الشهادات القطاعية فغير حائزين عليها، والتمييز بين الأمرين مبيَّن أدناه.
المعالجة داخل الاتحاد الأوروبي
المستندات وقاعدة البيانات والرسائل مستضافة داخل الاتحاد الأوروبي. ويُشغَّل Ubiqwe، نموذج الناشر، داخله، ويعالج المستندات المصنّفة سرّية دون أن يطّلع عليها أي مزوّد خارجي. وسياسة المنظمة هي التي تحدّد ما إذا كان يجوز اللجوء إلى مزوّد من خارج الاتحاد لسائر الحالات.
النظام العام لحماية البيانات: الحفظ من شأن العميل
مدة الحفظ والأساس القانوني ودرجة الحساسية تحملها خطة التصنيف، بابًا بابًا، والالتزام القانوني هو التزام العميل. وهكذا يحمل كل مستند أجله الخاص.
التشفير، وبمفتاح من العميل عند الاقتضاء
المستندات مشفّرة في حالة السكون بمفتاح خاص بكل منظمة. وثمة عرض بمفتاح يوفّره العميل للقطاعات التي تفرض ذلك.
الفصل في قلب المحرّك
كل جدول يُرشَّح في قاعدة البيانات، سطرًا سطرًا، حسب المنظمة؛ وتُقيَّم الصلاحيات قبل أي نتيجة، بما في ذلك حين يمرّ السؤال عبر المساعد.
سجلّ لا يُعاد خياطته
كل حدث يحمل بصمة سابقه: فحذف سطر يقطع السلسلة، وذلك يظهر. والسجل يقول من اتخذ القرار — إنسان أم آلة.
ما يصمد أمام طرف ثالث
ختم زمني، ونسخة أرشيفية موقّعة، وقفل تخزين إلى حين انقضاء مدة الحفظ، وكشف إثبات قائم بذاته يُسلَّم كما هو إلى مدقّق.
لا تُدّعى أي شهادة قبل الحصول عليها
آلية الحفظ قائمة وقابلة للتحقّق. أما الشهادات القطاعية — الأرشفة الإلكترونية، واستضافة البيانات الصحية، وأمن المعلومات — فيُشرَع فيها حين يطلبها عميل خاضع للتنظيم، ويُبلَّغ حينها بجدولها الزمني وكلفتها. ولا نحوز أيًّا منها إلى اليوم، وهذه حقيقة تُقال بدل أن تُسكَت.
في المقابل، المستفيدون الفعليون قابلون للتحقّق: قائمة الأطراف المتدخّلة تسمّي كل مزوّد، والوظيفة التي يؤدّيها، والمنطقة التي يؤدّيها فيها.
Limites
Ce qui n’est pas promis
Les limites que l’usage conduit à passer sous silence, énoncées ici telles qu’elles sont.
عرض توضيحي، على مستنداتك أنت
أخبرنا من أنتم، وكم مستندًا تستقبلون شهريًا، ومن أي القنوات. ونعرض عليكم المنتج على مستنداتكم لا على مستنداتنا.