Recevoir les documents, d’où qu’ils viennent
Les sept canaux
Chaque canal a ses contraintes propres — une pièce jointe de courriel n’a pas le même poids qu’une vidéo WhatsApp, un copieur ne connaît pas les documents mais les pages. Le traitement en aval, lui, est identique : même antivirus, même dédoublonnage, même classement.
Le courriel
Chaque client reçoit sa propre adresse de dépôt. Ce qui y arrive est conservé comme courrier — auquel on répond — et traité comme document — qui se classe. Les deux, sans avoir à choisir. Les expéditeurs autorisés sont ceux que vous avez déclarés comme contacts ; un inconnu ne dépose pas.
Le scanner et le copieur
Un dossier surveillé reçoit ce que le copieur y dépose. Une liasse de quarante pages se découpe sur ses pages séparatrices — code-barres, texte, ou feuille blanche si vous le choisissez — et les séparateurs disparaissent. Un séparateur peut même nommer le client et le type de la pièce qui le suit.
OneDrive et SharePoint
Un dossier surveillé, et une réconciliation planifiée par-dessus. Les seuils de Microsoft sont documentés comme modifiables sans préavis : se fier au seul signal temps réel, c’est accepter de perdre des pièces sans le savoir.
Google Drive
Même principe, et même réconciliation : les abonnements Google se renouvellent à sept jours, et un renouvellement manqué est une journée de dépôts absents.
L’espace client
Vos clients déposent eux-mêmes, depuis le web ou leur téléphone, sans vous écrire. Ce qu’ils déposent arrive dans votre file de validation comme le reste.
Le téléphone
L’application mobile scanne, redresse et dépose. Elle sert autant à vos collaborateurs en déplacement qu’à vos clients.
WhatsApp, Slack et l’API
Là où les pièces circulent vraiment, et là où vos outils les produisent. Une clé d’API, une clé d’idempotence, et un dépôt qui ne se duplique pas si l’appel est rejoué.
Ce qui se passe avant qu’un document existe
Une pièce n’est pas créée du seul fait d’être arrivée. Trois contrôles la précèdent, sur tous les canaux sans exception — c’est la partie que la plupart des plateformes n’appliquent qu’au dépôt manuel.
L’antivirus, sur tous les canaux
Aucun document n’est créé sans avoir été analysé, quel que soit son canal d’entrée. Une pièce reconnue infectée ne se télécharge pas, ne s’exporte pas dans une archive, et ne part pas en pièce jointe. Le contrôle porte sur le fichier, pas sur la confiance qu’on accorde à l’expéditeur.
Le dédoublonnage, à trois niveaux
Le même fichier se reconnaît à l’octet, par son empreinte SHA-256. La même image, à son empreinte perceptuelle — une photo recadrée ou recompressée reste la même photo. Et la même pièce rescannée ou réexportée depuis un autre logiciel se reconnaît au sens de son contenu, par la distance entre les vecteurs des deux documents.
Rien n’est jamais supprimé sans vous : le doublon est signalé, avec la liste des pièces qu’il répète. C’est à vous de décider si le contrat exporté deux fois doit rester deux fois.
Le plafond de taille, par canal
Quarante mégaoctets par courriel, cent par message instantané, deux cents depuis le copieur. Ce qui est suspect dans une pièce jointe ne l’est pas dans une conversation, et un plafond unique se règle forcément trop haut pour l’un ou trop bas pour l’autre.
Le cas du copieur : découper une liasse
Un copieur connaît les pages, pas les documents. Dix pièces empilées dans le chargeur produisent un seul PDF de quarante pages : sans découpage, c’est un document de quarante pages, classé une fois, sous un seul type — c’est-à-dire inutilisable.
Une page séparatrice glissée entre deux pièces résout le problème. Estrelya en reconnaît trois formes, de la plus sûre à la plus simple : un code-barres dont le contenu commence par GED-SEP, que le cabinet imprime une fois et réutilise ; une page portant le même marqueur en toutes lettres, pour qui n’a pas d’imprimante à code-barres ; et une page blanche, reconnue à son encre et non à son texte, puisqu’un scan n’a pas de texte.
Un séparateur à code-barres peut porter davantage qu’un signal de coupe : écrit GED-SEP|client=acme|type=facture-fournisseur, il nomme le client et le type de la pièce qui le suit. Le cabinet prépare ses séparateurs une fois, et la liasse arrive déjà rangée.
Pourquoi la réconciliation n’est pas une option
Un connecteur cloud fonctionne par abonnement à des notifications : le fournisseur prévient quand un fichier change. Ce mécanisme est fiable en moyenne et faillible en particulier — les seuils de ressources de SharePoint et la durée de vie des abonnements Microsoft Graph sont documentés par l’éditeur lui-même comme des valeurs par défaut modifiables sans préavis, et un abonnement Google expire au bout de sept jours.
Une notification manquée ne produit pas d’erreur : elle produit un silence. Estrelya repasse donc périodiquement sur chaque source connectée et compare ce qu’elle contient à ce qui a été reçu. C’est cette relecture, et non le signal temps réel, qui garantit qu’une pièce déposée dans votre Drive finit chez vous.